Ottimizzare i processi d’ufficio: da dove si comincia?

Step #1: mappatura dei processi

La rivoluzione 4.0 e lo scenario storico attuale hanno aperto alle imprese nuove possibilità di sviluppo e hanno rafforzato l’idea di azienda come sistema complesso e coordinato.

Ciò comporta in primis una distribuzione orizzontale delle responsabilità e in secondo luogo la necessità di una comunicazione integrata sia all’interno di ogni comparto aziendale che trasversalmente tra attività appartenenti a diversi settori della catena del valore.

Infatti solitamente l’organizzazione tradizionale d’azienda è configurata in reparti (Amministrazione, HR, Marketing, Produzione…) che lavorano in maniera indipendente.

In un’ottica moderna in cui ogni reparto aziendale assume un ruolo rilevante, il lavoro d’ufficio ricopre un’importanza strategica anche quando non rappresenta il core business dell’organizzazione.

Non solo quindi in aziende di servizi, ma anche nelle realtà manifatturiere, le attività esterne allo shop floor (come la gestione delle vendite, i rapporti con clienti e fornitori) devono dimostrarsi efficienti e funzionali al raggiungimento dei risultati prefissati dall’impresa. Altrimenti, il vantaggio competitivo ottenuto dall’ottimizzazione gestionale e tecnologica dei processi di fabbrica verrà frenato da una scarsa connessione con le funzioni di supporto.

Per ottimizzare le risorse e creare una struttura coordinata, un’azienda dovrebbe sviluppare un’organizzazione per processi non per funzioni aziendali.

La gestione per processi richiede quindi pianificazione, ed ecco che viene in aiuto la mappaturauna rappresentazione grafica che presenta una fotografia dettagliata dell’organizzazione.

Avere un’immagine chiara a priori consente poi di capire quali sono le modifiche da fare e come farle.

1559198185 mapeamento de processos o que e como implantar bpm gestao de processos Ottimizzare i processi d’ufficio: da dove si comincia?

Che risultati porta questa rappresentazione?

  • Individuazione delle aree di miglioramento
  • Riduzione degli sprechi ed efficientemento dei processi d’ufficio
  • Implementazione tecnologica ed automatizzata con riduzione dei tempi impiegati nei processi
  • Conseguente riduzione dei costi

Per un’accurata mappatura ed una successiva ottimizzazione è necessario quindi analizzare ogni parte dei processi d’ufficio seguendo degli step ben precisi:

  • Identificare i processi e le funzioni di base che costituiscono il lavoro d’ufficio
  • Riconoscere le attività costitutive indispensabili e produttrici di valore
  • Riconoscere ed eliminare gli sprechi e le attività ripetitive e superflue
  • Performare il processo attraverso gli strumenti offerti della produzione snella
  • Riconoscere sul processo ottimizzato potenziali strategie di automazione
  • Automatizzare il processo e verificare i vantaggi ottenuti attraverso metodologie di analisi consolidate

È fondamentale affinché la mappa dei processi sia efficiente che:

  • Le informazioni siano chiare e concise
  • Vengano indicati tutti i processi
  • collegamenti tra processi siano espressi con linearità ed esattezza
  • Siano individuati con precisione i gruppi di attività cui appartengono i processi

Con queste caratteristiche, la mappatura dei processi diventa un insostituibile strumento di organizzazione di tutti i passaggi chiave della gestione di un’impresa, di ottimizzazione e di crescita aziendale.

Il corso Future Office, promosso da Lean Experience Factory 4.0, offre ai partecipanti la possibilità di percorrere passo dopo passo l’intero percorso di trasformazione ed organizzare la mappatura dei propri processi aziendali attraverso l’applicazione diretta dei mezzi e delle strategie Lean e Digital in un reale contesto operativo: l’ufficio preventivazione di un’azienda modello.

Hai mai utilizzato la mappatura?
Credi che i tuoi processi d’ufficio siano efficienti?

New Game: un Osservatorio per cambiare le regole del gioco

Lean Experience Factory e tre partner con competenze ed esperienze differenti si uniscono per lanciare New Game – Osservatorio permanente sul futuro di Impresa, per accompagnare il rilancio delle imprese italiane: un progetto di sistema per conoscere il presente, monitorare l’evoluzione e sostenere la competitività, con formazione e facilitazione innovative, anche a distanza.

L’obiettivo è offrire un’opportunità di benchmarking con esperienze innovative a livello globale insieme a consulenza, formazione e facilitazione su misura, con la possibilità di scegliere tra incontri in presenza o da remoto, in maniera complementare o esclusiva, per una progettualità senza limiti territoriali.

La trasformazione è già cominciata

2020: un anno di profonda trasformazione dello stile di vita personale e professionale che ha portato ad una diffusione massiva di smart working e nuove metodologie di comunicazione aziendale.

Il cambiamento è stato radicale ed immediato e ha portato le aziende a dover fare un’autoanalisi della situazione attuale per sviluppare una flessibilità utile a uscire da situazioni non previste.

La consapevolezza che il mondo è radicalmente mutato diventa presa di coscienza che per rimanere competitivi in una cornice globale serve un plus di competenze che consentano di utilizzare al meglio le performance tecnologiche esistenti con un costante adattamento alla trasformazione.

Per questo, crediamo sia fondamentale cambiare prospettiva, con un occhio al futuro per poter capire come muoverci nel presente.

Per accompagnare i cambiamenti in atto e quelli che ci attendono e facilitare la trasformazione, abbiamo unito la nostra esperienza con quella di tre partner di eccellenza, che mettono a disposizione competenza e capacità di innovazione in aree diverse.

Così è nato New Game, Osservatorio permanente sul futuro di Impresa.

Schermata 2020 11 24 alle 15.50.40 New Game: un Osservatorio per cambiare le regole del gioco

Da dove iniziamo

Noi crediamo da sempre che il miglior modo per comprendere il progetto sia toccare con mano gli strumenti messi a a disposizione per provare a riflettere sulla propria realtà imprenditoriale da una nuova prospettiva.

Ecco che l’esperienzialità si esplicita in una nuova dimensione, la New Game Experience: un progetto da esplorare, un appuntamento gratuito di due ore, online, per sperimentare le opportunità di un approccio interattivo e multiprospettico.

La partecipazione è su invito e con un numero limitato di aziende per evento, per favorire la condivisione e il coinvolgimento dei partecipanti, alternando momento di riflessione individuale, ad esempio tramite la compilazione della Survey New Game, e di confronto.

I risultati della Survey vengono restituiti nei giorni successivi, come punto di partenza per scendere in profondità nelle esigenze dell’azienda e identificare le opportunità di trasformazione e sviluppo sulle quali poter lavorare insieme.

A quel punto, le strade che puoi prendere sono diverse: lavorare sulla tua Mappa delle dimensioni del Cambiamento per prendere consapevolezza delle dimensioni di cambiamento su cui agire, esplorare la tua Mappa dei Servizi, con cui andremo a identificare assieme gli strumenti di sviluppo di mindset e processi che ti servono e che sono in linea con le più innovative tecnologie disponibili, costruire i tuoi Progetti, ritagliati sulle esigenze della tua organizzazione.

Cerchiamo aziende con…

…fame di innovazione e, possibilmente, progetti di sviluppo organizzativo in cantiere. L’obiettivo della fase di lancio non è solo scoprire quali sono le opportunità innovative e in linea con la trasformazione disponibili per l’implementazione, ma anche e soprattutto essere parte di un percorso di sviluppo generativo e condiviso che monitori l’evoluzione, aumenti la consapevolezza e progressivamente contribuisca a rilanciare e sostenere la competitività delle imprese.

I partner sono

beanTech

Società specializzata nel settore informatico, da quasi vent’anni affianca le aziende nelle sfide della Digital Transformation e le aiuta a migliorare il proprio business gestendo l’intera filiera del dato con soluzioni a 360°: dall’acquisizione dati all’architettura IT, dagli sviluppi software alla gestione dei processi interni, all’analisi del business all’implementazione di sofisticati algoritmi di intelligenza artificiale.

www.beantech.it

Foxwin

Società di consulenza nata per aiutare le persone a realizzarsi sul luogo di lavoro tramite l’uso della tecnologia e dei nuovi modelli organizzativi.

Grazie a un software per raccolta e realizzazione delle idee innovative, supporta le imprese nel coinvolgimento dei collaboratori e nella trasformazione dell’innovazione da attività occasionale a processo continuo.

www.foxwin.eu

Dof Consulting

Società di consulenza e formazione nata per aiutare le organizzazioni a raggiungere i loro obiettivi attraverso modelli di relazione centrati sulla persona, creando progetti che colleghino produttività e benessere, ma anche progettando e realizzando eventi centrati sull’espressione artistica e ad alto impatto emotivo.

www.dofconsulting.it

Qual è la casa di New Game Experience?

La casa di New Game è la nostra sede, ma il progetto non ha confini fisici e arriva fin a dove ne hai bisogno.

Future Office: l’ufficio digitalizzato

L’innovazione si applica solo alla produzione in azienda?

Quali sono le soluzioni digitali utilizzate nei processi d’ufficio?

Come rimanere competitivi grazie ad un ufficio altamente digitalizzato?

Ci risponde Nicole Belfanti, esperta di LEF in materia! Scopri qui la video intervista!

01 Screenshot Nicole 1 Future Office: l’ufficio digitalizzato

Reskilling e incentivi: le novità sul Bonus Formazione 4.0

Ecco quanto emerge dal Documento Programmatico di Bilancio – DPB inviato alla Commissione UE, che anticipa le misure del disegno di legge di Bilancio 2021 in ambito formativo.

BONUS FORMAZIONE 4.0 : COS’ È

Il Credito d’imposta formazione 4.0 è la principale misura che le imprese hanno a disposizione per la formazione del personale sulle tecnologie rilevanti per la trasformazione tecnologica e digitale.

IL BONUS OGGI

Secondo la disciplina in vigore fino al 31 dicembre 2020, il credito d’imposta è riconosciuto nella misura del:

  • 50% per le piccole imprese con un massimo di 300.000 euro
  • 40% per le medie imprese con un massimo di 250.000 euro
  • 30% per le grandi imprese con un massimo di 250.000 euro
  • 60% per dipendenti svantaggiati o molto svantaggiati, come definito dal decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali del 17 ottobre 2017.

IL BONUS DOMANI

La legge di Bilancio 2021 dovrebbe rinnovare anche il credito d’imposta per la formazione 4.0.

Secondo l’attuale disciplina dettata dai commi 210-207 della legge di Bilancio 2020, si rileva il costo aziendale del personale dipendente impegnato nelle attività di formazione 4.0 sia come “discente” che come “docente” o “tutor”, limitatamente alle ore o alle giornate di formazione. Per il personale dipendente “docente” o “tutor” è previsto un limite massimo di spesa ammissibile pari al 30% della retribuzione complessiva annua spettante al dipendente.

In base alle prime anticipazioni, nel 2021 verrebbe eliminato tale tetto massimo del 30%: ai fini del calcolo del beneficio sarebbe quindi considerato rilevante anche tutto il costo aziendale del personale dipendente “discente” o “tutor”.

Verrebbero ampliate anche le tipologie di spese ammissibili: potrebbero essere ammessi anche i costi di esercizio relativi al progetto (come spese di viaggio e gli ammortamenti degli strumenti utilizzati).

Per maggiori informazioni sul Bonus Formazione 4.0

MATERIE D’INTERVENTO

L’agevolazione può essere utilizzata per la formazione sulle tecnologie previste dal Piano Nazionale Industria 4.0, quindi sulle seguenti tematiche:

  • Big data e analisi di dati
  • Cloud computing
  • Cyber security
  • Sistemi cyber-fisici
  • Prototipazione rapida
  • Sistemi di visualizzazione e realtà aumentata
  • Robotica avanzata e collaborativa
  • Interfaccia uomo-macchina
  • Manifattura additiva
  • Internet delle cose e delle macchine
  • Integrazione digitale dei processi aziendali

Le attività formative dovranno riguardare i seguenti ambiti:

  • vendita e marketing;
  • informatica e tecniche;
  • tecnologie di produzione.

CUMULABILITÀ

Il credito d’imposta risulta cumulabile con altri finanziamenti per la formazione come:

  • Fondi Interprofessionali, che a loro volta hanno lo scopo di promuovere e diffondere la formazione aziendale continua dei lavoratori. La crescita delle competenze professionali dei propri dipendenti, infatti, costituisce in questa complessa congiuntura una occasione imperdibile di rinnovamento delle imprese.
  • Fondo nuove competenze, istituito presso l’Anpal con la finalità di innalzare il livello del capitale umano, sostenendole nel processo di adeguamento ai nuovi modelli organizzativi e produttivi, anche in risposta all’emergenza epidemiologica. Potranno accedere al fondo tutte le imprese private che abbiano stipulato entro il 31 dicembre 2020 accordi collettivi di rimodulazione dell’orario di lavoro per mutate esigenze organizzative e produttive dell’impresa stabilendo che parte dell’orario di lavoro sia finalizzato alla realizzazione di appositi percorsi di sviluppo delle competenze del lavoratore.

GLI STEP DA SEGUIRE

  • valutare gli importi dell’agevolazione
  • provvedere alla stesura del piano formativo
  • valutare la cumulabilità

Si tratta di una norma di tipo automatico per la quale sono previsti però alcuni adempimenti e per poterli affrontare sono necessarie delle competenze specifiche.

LEF, in qualità di Digital Innovation Hub esperto in formazione 4.0 può affiancarti in tutte le fasi della stesura del progetto formativo, fornendo una panoramica delle personali necessità aziendali a seguito di un eventuale check up preliminare.