Step #1: mappatura dei processi

La rivoluzione 4.0 e lo scenario storico attuale hanno aperto alle imprese nuove possibilità di sviluppo e hanno rafforzato l’idea di azienda come sistema complesso e coordinato.

Ciò comporta in primis una distribuzione orizzontale delle responsabilità e in secondo luogo la necessità di una comunicazione integrata sia all’interno di ogni comparto aziendale che trasversalmente tra attività appartenenti a diversi settori della catena del valore.

Infatti solitamente l’organizzazione tradizionale d’azienda è configurata in reparti (Amministrazione, HR, Marketing, Produzione…) che lavorano in maniera indipendente.

In un’ottica moderna in cui ogni reparto aziendale assume un ruolo rilevante, il lavoro d’ufficio ricopre un’importanza strategica anche quando non rappresenta il core business dell’organizzazione.

Non solo quindi in aziende di servizi, ma anche nelle realtà manifatturiere, le attività esterne allo shop floor (come la gestione delle vendite, i rapporti con clienti e fornitori) devono dimostrarsi efficienti e funzionali al raggiungimento dei risultati prefissati dall’impresa. Altrimenti, il vantaggio competitivo ottenuto dall’ottimizzazione gestionale e tecnologica dei processi di fabbrica verrà frenato da una scarsa connessione con le funzioni di supporto.

Per ottimizzare le risorse e creare una struttura coordinata, un’azienda dovrebbe sviluppare un’organizzazione per processi non per funzioni aziendali.

La gestione per processi richiede quindi pianificazione, ed ecco che viene in aiuto la mappatura: una rappresentazione grafica che presenta una fotografia dettagliata dell’organizzazione.

Avere un’immagine chiara a priori consente poi di capire quali sono le modifiche da fare e come farle.

Che risultati porta questa rappresentazione?

• Individuazione delle aree di miglioramento
• Riduzione degli sprechi ed efficientemento dei processi d’ufficio
• Implementazione tecnologica ed automatizzata con riduzione dei tempi impiegati nei processi
• Conseguente riduzione dei costi

Per un’accurata mappatura ed una successiva ottimizzazione è necessario quindi analizzare ogni parte dei processi d’ufficio seguendo degli step ben precisi:

• Identificare i processi e le funzioni di base che costituiscono il lavoro d’ufficio
• Riconoscere le attività costitutive indispensabili e produttrici di valore
• Riconoscere ed eliminare gli sprechi e le attività ripetitive e superflue
• Performare il processo attraverso gli strumenti offerti della produzione snella
• Riconoscere sul processo ottimizzato potenziali strategie di automazione
• Automatizzare il processo e verificare i vantaggi ottenuti attraverso metodologie di analisi consolidate

È fondamentale affinché la mappa dei processi sia efficiente che:

• Le informazioni siano chiare e concise
• Vengano indicati tutti i processi
• I collegamenti tra processi siano espressi con linearità ed esattezza
• Siano individuati con precisione i gruppi di attività cui appartengono i processi

Con queste caratteristiche, la mappatura dei processi diventa un insostituibile strumento di organizzazione di tutti i passaggi chiave della gestione di un’impresa, di ottimizzazione e di crescita aziendale.

Il corso Future Office, promosso da Lean Experience Factory 4.0, offre ai partecipanti la possibilità di percorrere passo dopo passo l’intero percorso di trasformazione ed organizzare la mappatura dei propri processi aziendali attraverso l’applicazione diretta dei mezzi e delle strategie Lean e Digital in un reale contesto operativo: l’ufficio preventivazione di un’azienda modello.

Hai mai utilizzato la mappatura?
Credi che i tuoi processi d’ufficio siano efficienti?